PROTOCOLO
O que é protocolo?
- A palavra Protocolo, Significa respeito à posição de outrem. é uma expressão oficial de cortesia.
- Segundo o dicionário: São Regras e procedimentos a serem seguidos em cerimônia pública; formalidade; cerimonial; etiqueta.
- Segundo a autora Gilda Fleury Meirelles, o cerimonial e o protocolo, atividades de Relações Públicas, são desconhecidos de grande parte dos profissionais. Isso é inconcebível, pois neste campo não pode haver improvisações, levando-se em conta de que se trata de assunto regulamentado por lei, decreto, normas e regras.
Para que serve?
- No setor governamental, o Protocolo rege o cerimonial adotado nas relações e recepções entre Soberanos, Chefes de Estados, Ministros e Diplomatas.
- No mundo Leonístico a palavra Protocolo diz respeito aos nossos Dirigentes Leonísticos, Diretores e Dirigentes em todos os níveis.
1- ORGANIZAÇÃO:
a) horário
- O desrespeito ao horário é muito comum nas reuniões de Lions, no entanto tal pratica tem contribuído e muito para o não ingresso de novos sócios, a saída de outros e até a decisão de companheiros não mais voltar ao clube
- O respeito ao horário é um principio elementar de educação e depende de cada um.
- O atraso das reuniões, inicio e termino, é uma desconsideração para quem cumpre, que muitas vezes tem outros compromissos.
b) recepção aos convidados
- todos os membros do clube são anfitriões (principalmente ex-presidentes)
- o protocolo começa na porta de entrada, com o preenchimento da ficha de inscrição (ver modelo)
FICHA DE APRESENTAÇÃO DE AUTORIDADES, DIRIGENTES E CLS.
NOME DO CL................................................... CARGO NO DISTRITO............................
NOME DA CaL................................................. CARGO NO DISTRITO............................
CLUBE............................................................... DISTRITO.................................................
DATA: ..............................................................
NOME DA AUTORIDADE:...................................................................................................
ENTIDADE QUE REPRESENTA:..........................................................................................
NOME DO MARIDO OU ESPOSA:......................................................................................
c) disposição das mesas no Local da Reunião
Zelar para que o mobiliário e a decoração do local da reunião estejam a contento. Cuidar do conforto, segurança dos convidados e companheiros, provendo o que for necessário, desde o número de cadeiras, disposição das mesas, asseio do recinto, arejamento, ventilação, serviço de mesa, e até a manutenção do silêncio, organização dos serviços de recepção, etc.
d) atenção ao Orador
Dar atenção especial ao orador, de tal modo que o mesmo se sinta à vontade e atender as suas necessidades para a apresentação, como retro projetor, Data show e outros recursos eventualmente necessários. Combinar o tempo necessário para o uso da palavra, e ter, com antecedência, o seu curriculum para a devida apresentação. (testar o equipamento)
e) som
Instalar o som e o microfone de forma perfeita e regulá-lo para que todos escutem claramente.
f) Panóplia das bandeiras
-As bandeiras ocuparão sempre lugar de destaque, ao centro, mais elevada, ou à direita da Mesa da Presidência, bem iluminadas.
- as Bandeiras não podem ficar cobertas pelas pessoas
- Considera-se direita de um dispositivo de bandeiras à direita de uma pessoa colocada junto a ele e voltada para a rua, para a plateia, ou, de modo geral, para público que observa o “dispositivo”
- Consequentemente, a bandeira estará à esquerda de quem olha de frente para ela ou para o dispositivo. Quando o Diretor Social entra em um salão, olhando de frente (2)
para a mesa principal dispositivo de bandeira deverá estar à sua esquerda ou no centro,
atrás da mesa principal. local e posição das mesmas - adicionar panóplia.
g) tribuna de honra
Posiçao: deve ser colocada a esquerda da mesa principal (nunca em frente as bandeiras)
h) verificação de acessórios:
Sino, estandarte, medalhão, brindes, mimos (ver quem entrega e para quem,
não deixar para ultima hora)
i) traje
Ao ser convidado para um evento protocolar sempre informar-se do traje e
vestir-se de acordo com o evento.
Quem promove a reunião deve definir se é uniforme de trabalho ou social, para
companheiros e o traje para convidados.
Ex.: Isto para evitar que ao ir a uma reunião social se vá de camiseta
MESA PRINCIPAL
1- Localização– deve ter ampla vista do salão e dos participantes e também ser
vista pelos mesmos
2- Número de lugares –
em torno de 7 a 9, de preferência impar, neste caso o presidente assume o
centro da mesma
3- Quem preside – sempre é presidida pela maior autoridade promotora
Reunião de CG será presidida pelo seu Presidente do CG; de Distrito, pelo (4)
4- Posições na mesa –
O diretor social e ou mestre de cerimônias convida o presidente a assumir o seu lugar ao centro da mesa.
A autoridade máxima ou o governador ou orador oficial (se este tiver cargo maior) sempre a direita do presidente, depois segue sucessivamente conforme protocolo.
Em Visita Oficial do Governador é ele que senta à direita do Presidente. E é o primeiro a ser chamado depois do presidente
Recomendamos não convidar Palestrantes em Visita Oficial, pois ai o Orador sentará à esquerda.
Caso o orador oficial este tiver cargo maior que o governador, este vai a direita do presidente, e o governador a esquerda, depois segue sucessivamente conforme protocolo.
Quando da formação da Mesa Principal, as Autoridades Civis, sempre serão colocadas após o Governador, pois a reunião é de LIONS, se presentes intercalar com dirigentes leonisticos.
Localização das mulheres - na composição da Mesa Principal, as esposas dos maridos sentados à direita do Presidente sentarão à sua direita e as do lado esquerdo à esquerda do marido.
Lembramos que não se deixa uma senhora em ponta de mesa, neste caso o último casal troca de lugar.
Protocolo para domadoras
- como não há um protocolo definido, usa-se o mesmo de lions . (assim a domadora do presidente ou do governador é que presidem as reuniões)
RECOMENDAÇÕES PARA REUNIÕES
- O mestre de cerimônias é nomeado pelo presidente e esta nomeação deve ser feita com antecedência para que não surjam imprevistos e deve seguir rigorosamente ao roteiro, se abstendo de comentários ou improviso ( corre-se risco desnecessário)
O mestre de cerimônias não deve quebrar o protocolo
Lembro que o Protocolo é Oficial, independente de gostar ou não do Dirigente ou Autoridade.
O Mestre de Cerimônias sempre encerra os trabalhos e devolve o colar ao CL Presidente antes do Governador fazer uso da palavra.
Lembro que quem dá a palavra ao Governador é o Presidente.
- Após a apresentação das Autoridades e Dirigentes Leonísticos, não se deve mais mencioná-las, usando-se :
CL Presidente, Dirigentes Leonísticos já mencionados pelo Protocolo, Leões, CaLs, Domadoras, LEOS, ou... (5)
Em saudado o CL Fulano de Tal, saúdo os demais Dirigentes Leonísticos já mencionados, e saudando a maior Autoridade Civil, Militar ou Eclesiástica, saúdo as demais autoridades presentes.
Quando usar da palavra a primeira pessoa a ser citada é o presidente da assembleia e não a maior autoridade.
Ex: em reunião de clube sempre começar com Cl Presidente
Na de Distrito começar com Cl Governador,
O Presidente é que fala por último, agradece quem trabalhou, quem nos visitou e também passa a palavra a quem for proferir a Oração pelo Brasil.
O Sino deverá permanecer em poder do Presidente durante todo o transcurso da assembleia (jamais poderá ser entregue ao Mestre de Cerimônia, Diretor Social ou outro participante).
Obs: Na cerimônia de posse de novos CCLL e na visita do Governador, ou com visitantes, o Mestre de Cerimônia deverá solicitar aos CCLL que façam a auto-apresentação, começando sempre pelo associado a esquerda do Presidente.
Após iniciado o Protocolo o Dirigente ou Autoridade que chegar atrasado não ira para a Mesa, mas deveremos mencioná-lo.( espera-se concluir quem está falando, depois se anuncia)
Logicamente que se avisar que chegará atrasado, devemos guardar o seu lugar, mencionando o motivo, quando da composição da mesa.
Sempre ponham como Mestre de Cerimônias em festividades grandes ou de mais importância, Companheiros que conheçam o maior número de CCLL e praxes leonisticas. Os outros CCLL deverão treinar a MC em Festas ou Eventos menores, para adquirirem conhecimentos e pratica.
Orientar o Diretor Social para designar um Garçom para a Mesa Principal.
PROCEDIMENTOS DESACONSELHÁVEIS
aumento de vagas na mesa – gera transtorno, não acontece com protocolo organizado
Não cometer o erro de falar ao ouvido do Mestre de Cerimônias ou Diretor Social, isto atrapalha o Companheiro, quando este estiver usando a palavra, Não é elegante
Fazer o programa de reunião em cima da hora, podem ter certeza que vai dar problemas.
A conversas em paralelo é um desrespeito para os que dela fazem uso, alem de atrasar e tumultuar as reuniões
ORDEM DE PRECEDÊNCIA CONFORME PROTOCOLO INTERNACIONAL 01 - Presidente Internacional 02 - Ex-Presidente Internacional Imediato 03 - Vice-Presidentes Internacionais (1º e 2º) 04 - Diretores Internacionais (em ordem alfabética pelo sobrenome) 05 - Ex-Presidentes Internacionais (do mais recente para o mais antigo) 6)
06 - Ex-Diretores Internacionais (do mais recente para o mais antigo e em ordem alfabética pelo sobrenome, para os que desempenharam o cargo no mesmo Ano Leonístico). 07 - Presidente do CG - Conselho de Governadores 08 - Governadores dos Distritos (em ordem alfabética pelo sobrenome) 09 - Administrador Executivo da Associação Internacional 10 - Secretário da Associação Internacional 11 - Tesoureiro da Associação Internacional 12 - Ex-Presidentes do Conselho de Governadores (do mais recente para o mais antigo)
13 - Ex-Governadores Imediatos de Distrito 14 - Vice-Governadores de Distritos eleitos (em ordem alfabética pelo sobrenome) 15 - Ex-Governadores de Distritos (do mais recente para o mais antigo, e em ordem alfabética pelo sobrenome, para os que exerceram o cargo no mesmo Ano Leonístico) 16 - Secretário do Distrito Múltiplo 17 - Tesoureiro do Distrito Múltiplo 18 - Secretários de Distritos ( em ordem alfabética pelo sobrenome) 19 - Tesoureiros de Distritos (em ordem alfabética pelo sobrenome) 20 - Presidentes de Regiões ( em ordem alfabética pelo sobrenome) 21 - Presidentes de Divisões ( em ordem alfabética pelo sobrenome) 22 - Coordenador de GLT (**) – GMT (**) - LCIF (***) (**) – Decisão da Diretoria Internacional de 04/07/2011 em HongKong;
(***) – Orientação do Gerente da Divisão de Relações Públicas LCI,
23- Assessores Distritais (em ordem alfabética pelo sobrenome)
24 - Presidentes de Clubes ( em ordem alfabética pelo sobrenome) 25 - Ex-Presidentes imediatos de Clubes (em ordem alfabética pelo sobrenome) 26 - Vice-Presidentes de Clubes (1º, 2º e 3º ) 27- Secretários de Clubes ( em ordem alfabética pelo sobrenome) 28 - Tesoureiros de Clubes ( em ordem alfabética pelo sobrenome) 29 - Ex-Presidentes de Clubes ( do mais recente para o mais antigo e em ordem alfabética pelo sobrenome, para os que exerceram o cargo no mesmo Ano Leonístico) 30 - Representantes da Sede Internacional.
Ordem de Precedência Protocolo de Visita Oficial do Governador
Presidente do Clube anfitrião –
Governador do Ano
PDG se houver
2º Vice-Presidente do Conselho de Gov. DM-LD
Ex-Presidente do Conselho de Governadores
Ex-Governador Imediato e Presidente do Comitê de Honra
1ª Vice-Governadora
2º Vice-Governador
Ex-Governadores - em ordem decrescente de AL
Secretário do Distrito
Tesoureiro do Distrito
Presidente de Região – tem precedência o(a) CL(CaL) da área
Presidente de Divisão – tem precedência o(a) CL(CaL) da área
Coordenador de GLT (**) – GMT (**) - LCIF (***)
Assessores – por ordem alfabética da Assessoria (9)
(**) – Decisão da Diretoria Internacional de 04/07/2011 em HongKong;
9- Pres. Bate o sino: MC: convida a todos para o jantar , iniciando pela mesa principal. (pode ser delegado ao diretor social para procedimentos do jantar)
10- Pres. Bate o sino: MC: convido o cl ..........diretor animador, para a hora do companheirismo (ao final palmas)Nessa ocasião poderá ser efetuados sorteios de brindes, números musicais, apresentações artísticas, brincadeiras, etc.
11- Pres. Bate o sino: MC: solicita ao CL Presidente os informes da presidência.
12- Pres. Bate o sino: MC: agradece ao CL presidente a honra de ter exercido as funções de MC, esperando ter executado a contento e devolve colar , símbolo que o identificou na função. (o MC não retira o colar, e sim o presidente) (após palmas)
OBS: O mestre de cerimônia não entrega a direção dos trabalhos, pois nunca esteve com ele.
13- Pres. Bate o sino e diz: Declaro Jaula Aberta, para os inscritos, (é função do diretor social fazer inscrição previa e passar os inscritos ao presidente)
14- Pres. Bate o sino: Neste momento fará a entrega de mimos ao governador .
15- Pres. Bate o sino: Presidente: é com muita honra que passo a palavra ao Cl Governador para sua mensagem. (ao final aplauso)
16- Pres. Bate o sino: Faz as considerações finais, agradece aos que trabalharam nesta assembleia, a ao governador pela visita, solicita ao CL .....para fazer a Oração pelo Brasil (todos de pé)
17- Pres. Bate o sino: “ E para encerrar, convido a todos os presentes a continuarem de pé para homenagearmos o Pavilhão Nacional e com uma salva de palmas aplaudir o êxito de nossa Assembléia"
CL Robertinho Luiz Meneghetti
Coordenador de Gabinete AL 2012/2013
Lions Clube Santa Maria Camobi
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