Proposta de norma para seleção e remessa de documentos para o Arquivo

      Em uma das Reuniões Plenárias do Distrito LD4, foi aprovada a cidade de Santiago para abrigar a sede do Arquivo do Distrito, para onde devem ser enviados os documentos gerados em cada governadoria. Para sua conservação e administração, a governadoria tem indicado um companheiro de um  dos clubes locais para catalogar e arquivar tais documentos, recebendo uma ajuda financeira, prevista no orçamento do Distrito, para cobrir eventuais despesas de conservação. Observa-se   que não há um critério padronizado que estabeleça quais documentos devam, necessariamente, ser enviados ao Arquivo. Os documentos são guardados em escaninhos da mesma forma que chegam da governadoria que finda seu mandato. Observa-se ainda que são enviados escritos que não contribuem para o histórico do Distrito, porém faltam documentos importantes como atas, relatórios e outros. Em razão desta realidade, apresento a sugestão a seguir, sujeita a modificações, para apreciação da governadoria. Vejam o conteúdo:

       

        "PROPOSTA DE NORMA PARA A REMESSA DE DOCUMENTOS PARA O ARQUIVO

Sugere-se que haja um critério único de remessa e quais documentos de cada governadoria  devam ser enviados  para  o Arquivo do Distrito LD4.

       Atualmente faz-se  remessa de qualquer documento disponível  na governadoria, sem especificar tipo de  documento e seu conteúdo,  de modo que documentos essenciais como atas de eventos, cópias de projetos e outros,  são omitidos.  Daí a necessidade de estabelecer procedimentos    de remessa e quais documentos  que, necessariamente, devam ser arquivados.

     Constata-se que no material já recolhido no arquivo de Santiago  não se encontram  todas as atas dos eventos de cada governadoria como atas de Convenção e Reuniões de Conselho, as quais deveriam constituir o histórico fiel do Distrito.

     Como documentos essenciais, sugere-se a remessa de:

1.      – Atas  da 1ª, 2ª , 3ª e 4ª RCD e da Convenção Distrital(Ordinária e Extra), mais  atas de Foruns(Feminino, Liderança, outros).

2.      – Relatório da movimentação de entrada e saída de associados, mês a mês, no Distrito (Se possível nominal).

3.      – Relatório de Reunião da Região(se houver) e de Divisão e respectivas Atas. Sabe-se que seus presidentes devem enviar cópia de Ata e Relatório de cada reunião  à Governadoria. 

4.      – Cópia de Projetos com recursos próprios ou de clubes  com verba(subsídios) da LCIF – emergenciais e programados.

5.      –Relatório contendo clubes(Lions, Leos, Núcleos) fundados, reativados, bem como os dos clubes fechados no AL.

6.      – Um (1) exemplar de cada edição do  Boletim ou Revista  do Distrito LD4.

7.      – Um (1) exemplar de cada edição do Boletim de cada Clube, desde que tenha sido remetido pelo clube à Governadoria.

8.      – Plano de meta dos Clubes enviado pelos clubes à Governadoria(se houver remessa).

9.      – Relatório do Movimento Financeiro do Distrito, incluindo Previsão Orçamentária se não constou do Boletim da Governadoria.

10.  – Relatório do gerenciamento de verbas/subsídios recebidas da LCIF(emergenciais ou programadas) ou de outrem.

11.  – Cópia de trabalhos das assessorias(Em texto papel, arquivo doc, ppt, pdf, etc),, desde que tenha sido enviada à Governadoria. Aguarda-se + sugestões !

 Obs:

1.      Não é necessário lista de membros do Gabinete nem de diretoria de clubes, pois já constam no Boletim do Distrito. 

2.      Também não é necessário lista de atividades e lista atual de associados em razão da facilidade de acesso estes dados na Página da LCI.

             

                                                       Sta maria,RS, 14/07/2015
                                                      CL Bressan  - Lions Itararé. 
Complemento: 
              
           O Lions Itararé tem sua sede  própria na Av. Itaimbé, 589, sob Viaduto João D' Agostini e, atualmente, está sendo usada apenas para atividades eventuais e depósito de material leonístico. Esta ocupação ociosa tem despertado o interesse do Poder Público Municipal em retomar o imóvel para seu uso e, a cada mudança de executivo, somos solicitados a justificar a necessidade de uso daquele espaço que é uma concessão,  por comodato, do município. 
            Uma das formas de justificar seu uso permanente seria ocupá-lo com uma biblioteca como o arquivo do Distrito LD4, atualmente em Santiago. O Lions Itararé já discutiu e a aprovou essa ideia.               Esta  matéria está  para discussão e apreciação da governadoria.

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